CourierBox
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES
1.1. DERECHO DE HABEAS DATA
1.2. OBJETO.
1.3. AMBITO DE APLICACIÓN.
1.4. ALCANCE.
1.5. DEFINICIONES.
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS RECTORES.
2.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN
MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD.
2.3. PRINCIPIO
DE LIBERTAD.
2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD.
2.5. PRINCIPIO DE
TRANSPARENCIA.
2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA.
2.7 PRINCIPIO DE
SEGURIDAD.
2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.
2.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y
PROPORCIONALIDAD.
2.10. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD.
2.11. INTERPRETACION
INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES.
CAPÍTULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE
DATOS.
3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES.
3.2. AUTORIZACION.
3.3.
IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS.
3.4. FINALIDAD.
3.5. VIGENCIA.
3.6. CANALES
DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION.
CAPÍTULO IV. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE.
4.2. DEBERES EN CALIDAD DE
ENCARGADO.
4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
CAPÍTULO V. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES.
5.1. CONSULTAS.
5.2. RECLAMOS.
5.3. QUEJAS
ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
5.3. QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO.
5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS.
5.5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
5.6. CONSIDERACIONES FINALES.
INTRODUCCIÓN
CourierBox, es una compañía prestadora del servicio de alquiler de casilleros en
la ciudad de Miami. Así mismo, ofrece a sus clientes el servicio de transporte y nacionalización
de las mercancías y documentos recibidos en el casillero, los cuales son remitidos con seguridad
a la dirección de correspondencia ubicada en Colombia, con el apoyo de empresas especializadas
en el manejo de mensajería y aduanas.
Para el desarrollo de su objeto social,COURIERBOX COLOMBIA S.A.S. – CourierBox
recaba la información personal necesaria para el cumplimiento de las obligaciones propias del
servicio contratado. Dicha información se solicita en el formulario de registro ubicado en el
portal web, el cual debe ser diligenciado por el cliente cuando desea adquirir el servicio de
casillero.
Adicionalmente y con el fin de comercializar su producto, COURIERBOX COLOMBIA
S.A.S. – CourierBox ha desarrollado alianzas con otras empresas, entre ellas entidades del
sector bancario, cuyo objeto es permitir que el servicio de casilleros en el exterior sea
ofrecido en las páginas web de las compañías aliadas y de éste modo lograr que los clientes y
visitantes de los portales de los aliados conozcan el servicio prestado por la compañía y si
desean obtenerlo, podrán ser direccionados al formulario de registro estableciendo así un
vínculo directo entre el cliente y CourierBox.
Ahora bien, CourierBox cuenta con un eficiente equipo de trabajadores que hacen
posible la prestación del servicio y la adecuada gestión administrativa de la empresa. Así las
cosas, los datos personales consignados en la hoja de vida de los empleados son administrados
por la compañía para los efectos propios de la relación laboral.
Y finalmente, para los servicios de mensajería en, Miami y las ciudades de
destino ubicadas en Colombia, así como para los trámites de nacionalización de los envíos
remitidos desde el casillero, CourierBox cuenta con el apoyo de proveedores que hacen posible
que los clientes reciban satisfactoriamente sus productos y documentos. Entre los proveedores se
encuentran empresas especializadas, así como personas naturales, cuya información personal es
administrada por COURIERBOX – CourierBox con el fin de cumplir las obligaciones derivadas de la
relación contractual.
Por lo anterior y como quiera que la compañía CourierBox recaba, administra,
almacena y conserva información personal, ha desarrollado la presente Política de Protección de
Datos Personales encaminada a tratar adecuada y respetuosamente los datos personales que
obtiene, y así cumplir a cabalidad la normatividad que regula la protección de datos personales
en Colombia.
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. DERECHO DE HABEAS DATA
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de
datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la
Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como
las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de
datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta
el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha
denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo
individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y
financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función
recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero
de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas
naturales como jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de
Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva
más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier
Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha
sido recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o
públicas. Cabe precisar que bajo esta Ley General, la calidad de Titular de información la
tienen únicamente las personas naturales. Excepcionalmente, en situaciones especiales previstas
por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona
jurídica.
1.2. OBJETO.
La Política y los procedimientos previstos en este Manual
buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional de Hábeas Data que tienen
todas las personas respecto de las cuales CourierBox haya recogido, administre o conserve
información de carácter personal.
1.3. AMBITO DE APLICACIÓN.
La Política será aplicable a las bases de datos
que se encuentren bajo la administración de CourierBox, quien actuará en calidad de Responsable
del Tratamiento de dicha información, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Así mismo, la política será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se
efectúe en territorio colombiano. Así como, cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento
no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la
legislación colombiana.
1.4. ALCANCE.
Todos los funcionarios de CourierBox quedan cubiertos bajo
esta política. La compañía adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas,
para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos
personales, conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas por la empresa para asegurar su
cumplimiento.
Así mismo, a los Aliados Comerciales, Proveedores y Contratistas deCOURIERBOX
COLOMBIA S.A.S. que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado
a COURIERBOX COLOMBIA S.A.S. – CourierBox, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta
Política.
1.5. DEFINICIONES.
Con el fin de que los destinatarios de esta política
tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se
incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de
los datos de acuerdo con la Ley Especial.
• Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de
datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas.
Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de
archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
• Clasificación de los datos bajo
la Ley Especial: Privados, semiprivados y públicos.
El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para el Titular. El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular
sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y
crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial.
El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de
la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con
la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al
estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias
ejecutoriadas.
• Clasificación de los datos bajo la Ley General: públicos, semiprivados,
privados y sensibles.
La definición de dato privado y semiprivado es idéntica a la que
trae la Ley Especial.
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel
que no es semiprivado, privado o sensible.
Por su parte, la Ley General en su decreto
reglamentario, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la
profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan
obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar
contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.
• Encargado
del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso o circulación.
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Es un compromiso de COURIERBOX COLOMBIA S.A.S. – el entender y desarrollar de
manera armónica los principios establecidos en la Ley General. A continuación, se relacionan los
principios contenidos en la Ley General y en el Decreto Reglamentario:
2.1. PRINCIPIO DE
LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS
El Tratamiento a que se refiere la presente
ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás
disposiciones que la desarrollen;
2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD
El Tratamiento debe
obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular;
2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD
El Tratamiento sólo puede ejercerse
con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán
ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento;
2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
La información
sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error;
2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:
En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan;
2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:
El Tratamiento se
sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente
ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la presente ley;
2.7.PRINCIPIO DE SEGURIDAD
La
información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento
a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2.8. PRINCIPIO
DE CONFIDENCIALIDAD:
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de
la misma;
2.9. NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD
Los datos personales registrados en una
base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del
Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes
con las finalidades para los cuales fueron recolectados;
2.10. TEMPORALIDAD O
CADUCIDAD
El período de conservación de los datos personales será el necesario para
alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado;
2.11. INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE
DERECHOS CONSTITUCIONALES
La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se
amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen
nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los
derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho
a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos
constitucionales aplicables.
CourierBox, en desarrollo del principio de legalidad, velará
porque los datos sean adquiridos, tratados y administrados de manera lícita. Esto es, que en
desarrollo de su objeto social, consistente en la prestación del servicio de alquiler de
casilleros en el exterior y remisión de las mercancías y documentos allí recibidos con destino a
la dirección del cliente ubicada en Colombia, recabará los datos que sean estrictamente
necesarios para el desarrollo de dicha actividad.
Así mismo, actuando en su calidad de
Responsable de los datos personales que recaba, informará a los Titulares de manera clara,
suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. En el
evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de manera
razonable no lo espere, le informará a éste de manera previa, con el fin de obtener de su
consentimiento para ésta nueva finalidad.
En desarrollo del principio de razonabilidad y
proporcionalidad, recaudará los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las
finalidades perseguidas y los conservará por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad
con que se han registrado.
Igualmente, respetará la libertad que tiene el Titular para
autorizar o no el uso de sus datos personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilicen
para obtener el consentimiento le permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que
otorga tal autorización.
Informará al Titular acerca del Tratamiento que le dará a sus
datos, de tal manera que para éste sea claro que si su voluntad es contratar el servicio
ofrecido, deberá aportar la información que se solicita en el formulario de registro.
CAPÍTULO III
DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES.
a. Dirigirse a CourierBox, a través de los canales
establecidos por ésta, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad, que se adjunta como anexo
del presente Manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CourierBox salvo
cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera;
c. Ser
informado por CourierBox, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por éstas,
respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos
reglamentarios; para lo cual deberá haberse surtido de manera previa el trámite de consulta o
reclamo ante la Compañía.
e. Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por
la Compañía, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CourierBox a través
de su Aviso de Privacidad (Anexo 1 de este Manual), informará acerca de los canales y procedimientos
previstos para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.
3.2.
AUTORIZACION
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para efectuar el
Tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual
deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La
autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a. Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento
de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En el evento en que CourierBox se
encuentre frente a alguna de estas situaciones, lo dejará claramente revelado y en todo caso
cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la Ley.
3.2. AUTORIZACION
CourierBox
ha identificado las siguientes bases de datos:
• De Clientes Actuales.
• De Clientes
antiguos sin relación comercial vigente.
• De Proveedores persona natural.
• De
Candidatos a proveedores personal natural.
• De Ex proveedores persona natural.
• De
Empleados.
• De candidatos a empleados.
• De Ex empleados.
3.4. FINALIDAD.
Se han identificado las finalidades del Tratamiento de cada una de las bases de datos mencionadas, y
en particular:
• De Clientes Actuales.
La información de los clientes es obtenida a
través del formulario de registro que se presenta en el Portal Web de CourierBox el cual puede ser
accedido directamente por el Titular o a través del link dispuesto en las páginas web de los
aliados. Si bien en la página de los aliados se hace referencia al servicio de casilleros en el
exterior y envío de la mercancía y documentos, los usuarios que deseen obtener el servicio son
remitidos al formulario de ingreso el cual está ubicado directamente en el servidor de la
compañía.
El sitio web de CourierBox es operado directamente por COURIERBOX COLOMBIA S.A.S.
Los datos personales que allí se alojen son recibidos por CourierBox en calidad de Responsable para
los fines pertinentes.
El Tratamiento de la información contenida en bases de datos de
clientes actuales tiene como finalidad la debida prestación del servicio contratado con
CourierBox.
Los datos de contacto de los clientes también podrán ser utilizados para comunicar
información propia del desarrollo de la relación contractual, por ejemplo, informar acerca del
estado de pagos y advertir sobre irregularidades o restricciones de la mercancía recibida en el
casillero, entre otras.
• De Clientes antiguos sin relación comercial vigente.
La
información de clientes cuyo contrato no se encuentra vigente, será conservada por un periodo de
cinco (5) años contabilizados desde la terminación del vínculo. Lo anterior, con el fin de conservar
la información relativa al cumplimiento de las obligaciones generadas en el contrato para los
efectos legales pertinentes.
Así mismo, los datos de contacto de los ex clientes podrán ser
utilizados para informarles acerca de nuevos servicios desarrollados por la compañía que puedan
resultar de su interés y de este modo incentivar la creación de un nuevo vínculo contractual.
• De Proveedores persona natural.
Los datos de los proveedores se utilizan para los fines
propios de la relación contractual establecida con éstos y para el consecuente cumplimiento de las
obligaciones que se generan a partir de dicha relación. Por lo anterior, dichos datos son
administrados por las áreas administrativa y contable de la Compañía, a través del software contable
denominado SAP. Así mismo, la información personal de proveedores que sean personas naturales y que
reposa en soportes físicos es almacenada bajo llave, en el área administrativa.
• De
candidatos a proveedores persona natural.
Los datos de proveedores persona natural que sean
obtenidos en los procesos de selección de proveedores permiten conocer la idoneidad y la experiencia
del proveedor en la prestación del servicio requerido, lo cual le permite a CourierBox tomar una
decisión informada acerca del proveedor elegido.
Una vez finaliza el proceso de selección, el
proveedor seleccionado adquiere la calidad de proveedor actual y el Tratamiento de sus datos se
realizará de conformidad con la finalidad expuesta en el acápite anterior.
Ahora bien, los
datos de los candidatos a proveedores que no fueron seleccionados son conservados por el término de
tres (3) años con el fin de poder contactarlo en el evento en que su perfil se enmarque dentro de
las necesidades actuales de la Compañía o para una nueva convocatoria.
• De Ex proveedores
persona natural.
La información personal de los proveedores persona natural, cuyo vínculo con
CourierBox ya ha finalizado, será conservada por diez (10) años contabilizados desde la terminación
del contrato. Esta información se conserva a manera de registro del cumplimiento de las obligaciones
contraídas, para todos los efectos legales que se requieran, así como para tener los soportes
necesarios que permitan emitir las referencias que sobre los proveedores se soliciten a la
Compañía.
• De Empleados.
El Tratamiento de la base de datos de empleados tiene como
finalidad exclusiva el adecuado desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las
obligaciones que de la misma se derivan.
Para ello, los datos personales de empleados son
administrados por el área administrativa y contable a través del sistema contable denominado SAP.
Así mismo, la información personal los trabajadores que reposa en soportes físicos es almacenada
bajo llave, en el área administrativa.
• De candidatos a empleados.
La base de datos de
candidatos en proceso de selección recoge la información proveniente de las hojas de vida,
certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección. A partir
de dicha información, CourierBox busca identificar los candidatos más idóneos para ser
vinculados.
Una vez el proceso de selección finalice, la información de los candidatos que no
fueron vinculados será conservada por tres (3) años con el fin de poder contactarlos en el evento en
que su perfil se adecúe a una nueva vacante.
• De Ex empleados.
La información de los
Titulares cuya vinculación laboral con CourierBox haya finalizado, será conservada, si no existe un
término legal de conservación superior establecido, esta información será conservada por un término
de diez (10) años, con el fin de atender las inquietudes que se puedan generar a partir de la
relación contractual que existió y las obligaciones que se cumplieron en virtud de tal contrato
laboral. El registro de dicha información permite tener a disposición de las autoridades, o del
mismo Titular, su información durante el término establecido en la ley laboral.
3.5.
VIGENCIA.
Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad;
de caducidad y temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación
de documentos.
3.6. CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS TITULARES.
CourierBox establece como
canales de comunicación con los Titulares el correo electrónico servicioalcliente@courierbox.com; y
la línea telefónica 601 379 1000
CAPITULO IV
DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Con el fin de facilitar el
entendimiento respecto de en qué situaciones actúan COURIERBOX COLOMBIA S.A.S. en calidad de
RESPONSABLE, a continuación se define este término: RESPONSABLE: La Ley General lo define como la
persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre
la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Ahora bien, de conformidad con la Sentencia
C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato,
incluidos quienes fungen como fuente y Usuario”. Pudiendo poner los datos en circulación o
utilizarlos de cierta manera.
Una vez descrito el término Responsable de la Información, a
continuación, se exponen las medidas que adoptará CourierBox en cumplimiento de los deberes que
asume en tal calidad:
• La compañía solicitará consentimiento informado a los Titulares de la
información para la recolección y tratamiento de sus datos. Para ello, informará acerca de la
finalidad de la recolección tanto en el formato que se utilice para obtener la autorización, como en
el Aviso de Privacidad, permitiendo que el Titular tenga pleno conocimiento sobre el Tratamiento que
se le dará a sus datos.
Las autorizaciones emitidas por los Titulares serán conservadas de
manera que se garantice su consulta posterior.
• CourierBox respetará y velará por el pleno
ejercicio del derecho de habeas data de los Titulares. Para tal fin, indicará en el Aviso de
Privacidad, disponible para su consulta en página web http://www.courierbox.com, los derechos que le
asisten a los Titulares de la información.
• El área de Servicio al Cliente de la Compañía
tramitará las consultas y reclamos relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales, elevadas por
los Titulares a través de los canales de atención establecidos en el Num. 3.6 de este Manual. No
obstante, en el evento en que la consulta o reclamo lo amerite, el Área de Servicio al Cliente podrá
remitirlo al Área de Gerencia Administrativa, a fin de que el reclamo o la consulta en cuestión sea
atendida por ésta última área.
En todo caso el trámite de consultas y reclamos se realizará
de conformidad con lo establecido en el Título V de la Ley General de Protección de Datos
Personales.
• Las instrucciones y requerimientos formulados por la Superintendencia de
Industria y Comercio en materia de protección de datos personales serán recibidos y gestionados por
el área de Gerencia Administrativa, encargada del seguimiento de la adopción y cumplimiento de estas
políticas.
• En lo concerniente al deber de seguridad sobre la Información, conviene señalar
que la información administrada por CourierBox cuenta con las medidas de seguridad y
confidencialidad, tanto físicas como electrónicas, que requiere el tipo de datos que administra. Lo
anterior con la finalidad de impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de la
información.
En el evento en el que se presenten incidentes de seguridad que puedan poner en
riesgo la información de los Titulares, se tendrá que informar a la Superintendencia de Industria y
Comercio, con base en los procesos de seguridad y manejo de incidentes desarrollados internamente
por la Compañía, los cuales se encuentran debidamente documentados.
• En relación con la
información que CourierBox da a conocer a los proveedores de los servicios de mensajería y manejo de
aduanas, quienes actúan en calidad de Encargados de la información, la Compañía garantizará que la
información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible. Así mismo, se le hará saber al
Encargado cuando la información suministrada se encuentre en trámite de reclamo o sea objeto de
discusión judicial.
Conviene anotar que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de
la actualización de su información será fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de
informar al Encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido
suministrados.
• Adicionalmente, los contratos que se celebren con los Encargados del
Tratamiento incorporarán previsiones tendientes a procurar el uso actualizado y adecuado de la
información.
4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
Con el fin de
facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones CourierBox podría actuar en calidad de
Encargado del Tratamiento, a continuación se define este término: ENCARGADO: La ley señala que es la
persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el
tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
En atención a
que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden con las
señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este numeral a los
deberes adicionales que asumiría CourierBox en calidad de Encargado y que no quedaron listadas en el
Numeral 4.1. de éste Instructivo:
• Habilitar canales eficientes que permitan que las
actualizaciones de la información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término
de cinco (5) días hábiles previsto en la Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico y al
contacto telefónico generado desde el Área competente.
• Cuando exista información que esté
siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio, se deberán impartir las instrucciones correspondientes por parte de la
Gerencia Administrativa con el fin de que ésta no sea circulada.
• Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se
establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y
Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la
identificación clara de las funciones, en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el
número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares,
apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se
requieran.
4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
CourierBox cuenta
con medidas de seguridad de la información suficientes.
Entre las medidas que la Compañía ha
adoptado para efectos de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, se encuentran
aquellas que permiten cumplir con las exigencias establecidas a los aliados comerciales por parte de
la Superintendencia Financiera contenidas en las Circulares 052 de 2007 y 042 de 2012, entre otras
el uso de perfiles y contraseñas de acceso por parte de los funcionarios, las cuales tienen un
término de expiración y se conserva el historial de las mismas. Así como también, sistemas de
bloqueo de acceso a la información en los casos de ingreso erróneo de la contraseña de seguridad.
Por otra parte, se ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se
incluyan cláusulas que señalen de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y
privacidad de la información del Titular.
CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE
LOS TITULARES.
5.1. CONSULTAS.
En desarrollo del artículo 14 de la Ley General
denominado “Consultas”, CourierBox ha habilitado el canal telefónico y el de recepción de
comunicaciones escritas para atender las consultas presentadas por sus Titulares o
causahabientes.
Los Titulares deberán acreditar su identidad allegando fotocopia escaneada de
su documento de identidad cuando se trate de solicitudes remitidas al correo electrónico
servicioalcliente@courierbox.com; y cuando se trate de consultas presentadas a través de la línea
telefónica 601 379 1000, el Titular deberá responder algunas preguntas que permitan validar su
identidad.
Por su parte, los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia
de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
Los
apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
Una
vez la Compañía reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales atrás señalados,
procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de
documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la
aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay
conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que CourierBox considere que requiere de un tiempo mayor para dar respuesta a la
consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
5.2. RECLAMOS.
Atendiendo
a lo previsto en el Art.15 de la Ley General, denominado “Reclamos”, en el evento en que el Titular
presente un reclamo, con el fin de que la información recogida en la base de datos sea corregida,
actualizada o suprimida, o cuando advierta incumplimiento de esta Ley, COURIERBOX COLOMBIA S.A.S.
validará que el reclamo esté acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción
clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones,
pudiendo ser esta física o electrónica, y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no subsana las fallas
presentadas e informadas por CourierBox, dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que
aquel ha desistido del reclamo.
Una vez se reciba el reclamo completo se debe incluir en la
base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe
ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. Igual procedimiento se seguirá para insertar
la leyenda de “Información en Discusión Judicial”
El reclamo debe ser atendido en un término
máximo de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Área de Servicio al Cliente será la
responsable de atender los reclamos de manera oportuna y completa. No obstante, en los casos en que
el reclamo lo amerite, será remitido internamente a la Gerencia para emitir la respuesta.
5.3.
QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
El Titular, Causahabiente o apoderado
deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo expuesto, antes de dirigirse a la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a formular una queja.
5.4. PERSONA O
DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El Área de
Gerencia Administrativa será la encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones
relacionadas con la protección de datos personales y garantizará que todos los aspectos señalados
queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan a cabalidad.
5.5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
Esta Política de Tratamiento
de la información se publicó en la página web el día . El personal de CourierBox especialmente
expuesto al Tratamiento de datos personales fue informado de estas disposiciones de manera previa a
su publicación.
5.6 CONSIDERACIONES FINALES:
Estas políticas fueron concebidas con
el fin de cumplir con las normas expedidas en Colombia sobre Protección de Datos Personales, y de
contribuir a la generación de una cultura que garantice el uso adecuado y razonable de dicha
información. El Manual estará a disposición de los Titulares en la página web
http://www.courierbox.com.
